Regeling budgetbeheer 1.7

Algemeen

In de regeling budgetbeheer worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de begroting nader uitgewerkt en vastgelegd. De regeling dient daarbij aan te sluiten op de organisatiefilosofie. Veiligheidsregio Groningen wil met budgetbeheer het kostenbewustzijn van de organisatie vergroten. Tegelijkertijd dient de bureaucratie zoveel mogelijk beperkt te worden.

Per sector is het hoofd budgethouder en daarmee budgetverantwoordelijk. De hoofden zijn in eerste instantie vanuit de directie gemandateerd verantwoordelijk voor de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de middelen. Uit die verantwoordelijkheid vloeit hun coördinerende rol voort ten aanzien van de verdeling van de financiële middelen over de verschillende teams binnen de sector. De budgethouders bewaken de noodzakelijke eenheid en samenhang in de organisatie als geheel binnen de kaders van zowel de begroting als de visie en strategische koers.

Tegelijkertijd willen we in deze regeling en de bijbehorende procuratieregeling de mogelijkheid om benodigde financiële verplichtingen aan te gaan, lager in de organisatie beleggen. Dat doen we door de bevoegdheden van de budgethouders door middel van de procuratieregeling verder te mandateren naar budgetbeheerders. Om de budgethouders in hun verantwoordelijkheid te faciliteren wordt een systeem van rapportage en verantwoording omtrent de diverse budgetten opgezet. In beginsel worden in de werkbegroting de budgetten verdeeld, waarbij budgethouders verantwoordelijk zijn voor de bewaking van de financiële middelen. Het team Financiën en Control zorgt voor de benodigde rapportages en analyses, op basis van de input vanuit de gesprekken met de budgetbeheerders en budgetverantwoordelijken.

Grondslagen voor deze regeling zijn:

  • Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen, hoofdstuk III
  • Financiële verordening Veiligheidsregio Groningen
  • Organisatieregeling Veiligheidsregio Groningen
  • Mandaatregeling
  • Mandaat- en vervangingsoverzicht Veiligheidsregio Groningen

Overige relevante wet- en regelgeving

  • Inkoop- en aanbestedingsbeleid: De door het bestuur vastgestelde instructie voor het doen van inkopen c.q. het aangaan van verplichtingen bij derden.

Uitoefening van bevoegdheden vindt plaats voor zover dit past binnen de taken en verantwoordelijkheden, benoemd in bovenstaande grondslagen welke aan de (onder)gemandateerde en/of zijn organisatieonderdeel zijn toegewezen. De uitwerking voor het aangaan van verplichtingen is beschreven in de Procuratieregeling VRG en bijbehorende procuratiematrix.

GHOR en GKG

Gelet op de bijzondere wettelijke inbedding van GHOR en GKG is een apart artikel (artikel 4) opgenomen dat recht doet aan deze situatie. Centraal uitgangspunt is dat voor de GHOR de DPG1 en voor de GKG de coördinerend functionaris2, ondanks het feit dat zij geen medewerker van de VRG zijn, toch een positie in deze regeling hebben, die recht doet aan hun wettelijk vastgelegde beleidsverantwoordelijkheid.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Algemeen Bestuur: de burgemeesters van de gemeenten die deel uitmaken van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen;
  • Budget: een hoeveelheid financiële middelen (baten en/of lasten) in een bepaalde periode, verbonden aan een product of dienst;
  • Budgetbeheerder: functionaris die door een budgethouder is ondergemandateerd de taken behorende bij het aan de Budgethouder toegewezen budget uit te voeren, rekening houdende met de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen;
  • Budgethouder: functionaris aan wie in de procuratiematrix middelen zijn toegekend in de vorm van (deel)budgetten en aan wie het mandaat (d.m.v. onder-mandatering) is toegekend door de Hoofdbudgethouder om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten;
  • Dagelijks Bestuur: een aantal uit het Algemeen Bestuur aangewezen burgemeesters;
  • Deelbudget: het budget voor een activiteit of cluster van activiteiten dat onderdeel is van een product of dienst vastgesteld in de programma begroting van het betreffende jaar;
  • Directeurenoverleg: directeur Veiligheidsregio Groningen, directeur Gemeentelijke Kolom en directeur GHOR, elk voor hun respectieve organisatieonderdeel. De plaatsvervangend directeur VRG woont de overleggen bij met het oog op vervanging en continuïteit; het sectorhoofd Crisisbeheersing woont de overleggen bij in het kader van de afstemming tussen de onderdelen;
  • Hoofdbudgethouder: directeur VRG aan wie het totaal van middelen is toegekend in de vorm van budgetten en het mandaat vanuit het Algemeen Bestuur om deze middelen te besteden;
  • Investeringsbudget: het totaal van de beschikbare middelen voor het uitvoeren van een eenmalige investering of een project, wat niet aan een begrotingsjaar is gebonden;
  • Product of dienst: detaillering van een programma uit de begroting;
  • Productenraming: raming van de baten en lasten per product. (art. 66 BBV, Artikel 186 Gemeentewet);
  • Programma: verantwoordingsonderdeel van de begroting en jaarstukken (art . 66 BBV);
  • Sectorhoofd: hoofd van een van de organisatieonderdelen van het openbaar lichaam VRG;
  • Uitvoeringsverantwoordelijke: functionaris zonder mandaat die belast is met de bewaking van een bepaald budget. In verband met de werkbaarheid is gekozen om waar nodig deze functionaris een procuratie te verlenen met een maximum van max. € 5.000,-;
  • Verplichting: het aangaan van een overeenkomst met betrekking tot de aankoop en levering van goederen, diensten en werken.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 2 Verantwoordelijkheden

  1. De hoofdbudgethouder heeft de verantwoordelijkheid goedkeuring te vragen aan het Algemeen Bestuur wanneer de financiële gevolgen van een aan te gane verplichting het hiervoor opgenomen bedrag in de begroting of het meerjarenperspectief te boven gaat of politiek bestuurlijk gevoelig is.
  2. De budgethouder is verantwoordelijk voor de efficiënte en effectieve besteding van het toegekende budget voor de te leveren producten en diensten.
  3. De budgethouder heeft de verantwoordelijkheid goedkeuring te vragen aan de hoofdbudgethouder wanneer de financiële gevolgen van een aan te gaan contract, overeenkomst of opdracht tot externe dienstverlening afwijken van de begroting of het meerjarenperspectief.
  4. De budgethouder heeft de verantwoordelijkheid goedkeuring te vragen aan de hoofdbudgethouder wanneer de totale financiële verplichtingen van een aan te gaan contract, overeenkomst of opdracht boven de € 100.000 uitgaan.
  5. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle relevante gegevens aan het team Financiën & Control voor de verantwoording binnen de P&C-cyclus. Afwijkingen van meer dan 10% of boven de €10.000 op het toegekende budget worden in elk geval toegelicht.
  6. De budgethouder voorkomt budgetonderschrijding en -overschrijding door tijdige en passende maatregelen te nemen. Indien het budget niet toereikend is kan, in samenwerking met het team Financiën & Control, door middel van een voorstel aanvullende budgetruimte worden aangevraagd bij de hoofdbudgethouder.
  7. De budgethouder draagt binnen het organisatieonderdeel zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
  8. De budgethouder draagt zorg voor het uitvoeren van taken binnen die kaders van de interne en externe regelgeving.
  9. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten van zijn team, project of aandachtsgebied en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget.

Artikel 3 Bevoegdheden

3.1 Het Algemeen Bestuur mandateert door middel van het mandaatbesluit en het mandaatoverzicht de bevoegdheid tot het beheer van alle in de productenraming en opgenomen budgetten aan de hoofdbudgethouder.

  1. De hoofdbudgethouder mandateert de budgethouders en wijst daarbij tevens een vervanger aan die de budgethouder vervangt bij diens afwezigheid.
  2. Een budgethouder kan een andere budgetbeheerder mandateren.
  3. De budgethouder of budgetbeheerder kan een uitvoeringsverantwoordelijke aanwijzen.
  4. De budgethouder heeft de beschikking over het in de begroting toegekende budget voor de betreffende periode. Indien het toegekend budget toereikend is, is de budgethouder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken en het doen van daarmee samenhangende uitgaven. De verplichtingen die daaruit voortvloeien dienen rechtstreeks verband te houden met de aan het budget gekoppelde taken.
  5. De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende (deel)budget. De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor een langere duur dan het betreffende begrotingsjaar (maximaal 12 maanden), behalve na goedkeuring van de budgethouder.
  6. De budgetbeheerder is in overleg met Financiën en Control bevoegd binnen het toegekende budget voor een product te schuiven met kostensoorten. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:
  • de aan het budget verbonden doelstellingen worden gerealiseerd;
  • incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven;
  • de interne richtlijnen met betrekking tot aanname en inhuur van personeel worden gevolgd.

Artikel 4 Bevoegdheden directeur publieke gezondheid en coördinerend functionaris

4.1 De directeur veiligheidsregio nodigt jaarlijks voor 1 november de directeur publieke gezondheid en de coördinerend functionaris uit om een ontwerpbegroting voor hun organisatieonderdeel aan te leveren voor het eerstvolgende begrotingsjaar, waarvoor de begroting nog niet eerder is vastgesteld.

4.2 Beide deelbegrotingen worden gezamenlijk met en als onderdeel van de totale VRG-begroting in het eerstvolgende voorjaar aangeboden aan de diverse bestuursorganen, conform de daartoe gegeven begrotingsvoorschriften van de Wet gemeenschappelijke regelingen.3

4.3 Uitgaven voor deze organisatieonderdelen conform en binnen de vastgestelde begroting vallen onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke budgethouders van de GHOR en GKG.

4.4 Overschrijdingen van de begrote budgetten van GHOR en GKG vinden niet plaats dan na daartoe strekkend(e) overleg tussen de betreffende directeur en de directeur VRG.

Artikel 5 Budgetverschuiving en –overheveling

  1. De budgethouder en budgetbeheerder hebben geen bevoegdheid voor:
  • het verschuiven van budgetten tussen producten en programma´s, behalve na goedkeuring van respectievelijk hoofdbudgethouder en Algemeen Bestuur.
  • het verschuiven van budgetten waar een dekking vanuit een reservemutatie tegenover staat, behalve na goedkeuring van respectievelijk hoofdbudgethouder en Algemeen Bestuur.
  1. Een budget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar tenzij het Algemeen Bestuur daar door middel van reservevorming expliciet toestemming voor verleent. Budgetoverschotten en tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar.

Hoofdstuk 3 Rapportage en verantwoording

Artikel 6 Verantwoording

  1. De procuratie van hoofdbudgethouder aan budgethouders wordt schriftelijk gedaan door de directeur VRG.
  2. De procuratie wordt vastgelegd in de bijlage bij de budgethouderregeling. Deze bijlage kan omwille van actualisatie door de directeur VRG worden vervangen door een nieuwere versie, zonder dat daarvoor de gehele regeling opnieuw moet worden vastgesteld.
  3. De budgethouder legt verantwoording af aan de hoofdbudgethouder over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten. Deze verantwoording geschiedt in de vorm van een tussentijdse rapportage en een eindrapportage (jaarrekening).
  4. De budgetbeheerder verstrekt tijdig informatie aan de budgethouder over:
  • gesignaleerde c.q. te verwachten afwijkingen van het toegekende budget;
  • informatie over te ontvangen inkomsten (bijvoorbeeld subsidies en specifieke uitkeringen);
  • elke dreigende/gerealiseerde budgetoverschrijding direct na bekendwording.

Dit betreft zowel overschrijding en onderuitputting van het budget als een afwijking in de realisatie van de doelstellingen.

  1. De budgetbeheerder verstrekt juiste, tijdige en volledige informatie aan de budgethouder ten behoeve van de instrumenten in de planning- en control cyclus. Dit betekent dat de budgetbeheerder zowel financiële als beleidsmatige informatie verstrekt ten behoeve van de planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportage en de verantwoording (P&C-cyclus).
  2. De budgetbeheerder verstrekt tijdig informatie over aangegane verplichtingen ten laste van het toegekende budget door het (laten) registreren van orders en contracten.

De budgetbeheerder legt periodiek verantwoording af over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten aan de budgethouder.

Hoofdstuk 4 Informatieverstrekking

Artikel 7 Informatieverstrekking

Financiën en Control zorgt er voor dat de budgethouders beschikken over actuele informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

Hoofdstuk 5 Vervanging

Artikel 8 Vervanging & niet-vermenging van functies

8.1 Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder tekent de plaatsvervanger, die daartoe is aangewezen. De plaatsvervanger kan op dat moment geen besluiten nemen over het budget waar de plaatsvervanger ook budgethouder van is. Voor de budgetten waarvan de plaatsvervanger budgethouder is, tekent het hoofd Bedrijfsvoering. Is ook deze afwezig, dan tekenen twee andere budgethouders gezamenlijk, niet zijnde tevens de plaatsvervanger.

8.2 Voor de budgetten waarvoor de hoofdbudgethouder budgethouder is, tekent het hoofd Bedrijfsvoering. Indien ook deze afwezig is, tekenen twee andere budgethouders gezamenlijk.

8.3 Bij afwezigheid van de budgethouder tekent de plaatsvervanger, die daartoe is aangewezen. Het uitgangspunt hierbij is horizontale vervanging, dat wil zeggen door een collega budgethouder.

8.4 Bij afwezigheid van een budgetbeheerder, tekent de budgethouder of een collega budgetbeheerder, zoals opgenomen in de procuratieregeling.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 9 Condities en beperkingen

  1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Twee of meer personen kunnen niet gelijktijdig dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.
  2. Voor de integriteit en de functiescheiding kan de (hoofd-)budgethouder de aan hem gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen, tenzij zulks nadrukkelijk in deze verordening is vastgelegd.
  3. De rol budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van medewerkers financiële administratie en inkoop.
  4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle aangewezen budgethouders en budgetbeheerders.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet (op redelijke wijze) voorziet, beslist de directeur.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na openbaarmaking van deze regeling en werkt terug tot 1 januari 2019.

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Groningen

op:

1 Directeur Publieke Gezondheid: zie art. 32 Wet veiligheidregio’s jo. art. 14 Wet publieke gezondheid

2 Coördinerend functionaris: zie art. 36 Wet veiligheidsregio’s

3 Artt 34 en 35 Wet gemeenschappelijke regelingen