Oplegnotitie Evaluatie aardbevingsoefening 2018

Datum vergadering:
28 juni 2019
Onderwerp:
Evaluatie aardbevingsoefening 2019
Agendapunt:
8
Naam Steller:
Michiel Roesink
Afdeling:
Directie

Voorstel:

Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd:

  1. De evaluatie van de aardbevingsoefening vast te stellen;
  2. De aanbevelingen uit de evaluatie over te nemen;
  3. De directeur VRG opdracht te geven om de aanbevelingen uit te voeren en hierover in het AB van december 2019 de stand van zaken te delen.

Doel/ wat willen we bereiken

Op 17, 26 en 30 november 2018 vond e grootschalige aardbevingsoefening van VRG plaats. Op drie dagen werden verschillende facetten als gevolg van een zware aardbeving beoefend en besproken.

Zowel in de voorbereiding als bij de uitvoering zijn inwoners en tientallen instanties betrokken geweest. Rondom de oefening is veel aandacht besteed aan communicatie, om iedereen zo goed mogelijk mee te nemen in de plannen. Zowel regionale als landelijke media hebben volop aandacht besteed aan de oefening.

Aanbevelingen:

Elk van de drie oefendagen kende drie vooraf gestelde oefendoelen. In het evaluatierapport leiden de bevindingen ten aanzien van deze doelen tot aanbevelingen. De aanbevelingen worden geadresseerd aan sectoren binnen VRG in onderstaande tabel.

Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 1 (veldoefening):Uitvoering door:

Hulpverlening en zelfredzaamheid in het veld
Aanbevolen wordt dat Veiligheidsregio Groningen en de gebiedsregisseurs en dorpencoördinatoren van de gemeenten samen met inwoners van de buurten, wijken en dorpen met deze lijst op pad gaat en de leerpunten concreet maakt. Niet alleen in Zuidwolde, maar voor en met alle Groningers (in het bevingsgebied). Van belang hierbij is aan te sluiten bij de initiatieven die al lopen.Team aardbevingen, sector crisisbeheersing
Ontwikkel vakbekwaamheidsprogramma’s voor hulpverleners waarin het betrekken van burgerhulpverlening bij reguliere hulpverlening centraal staat. In de eerste plaats met betrekking tot de aardbevingsproblematiek. Maar ook breder, zoals in het kader van hoogwater en overstromingen of bij een langdurige uitval van een NUTS-voorziening
Besteed in vakbekwaamheidsprogramma’s aandacht aan het gebruik van C2000 en met name aan de discipline om het gebruik van C2000 te beperken tot noodzakelijke berichten.
Vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Wacht niet met acties en besluiten tot het beeld compleet is, want een compleet beeld van de situatie wordt pas achteraf bereikt. In algemene zin geldt dat in de acute fase van een incident, de dynamiek (lees chaos) groot is en de beschikbare informatie klein. Naarmate een incident langer duurt, komt er meer informatie beschikbaar en krijgen de hulpdiensten meer grip op het incident. Dit is bij ieder incident aan de orde, maar werd in de aardbevingsoefening nog eens extra uitvergroot.Planvorming en vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Hanteer uitgangspunten voorafgaand aan het prioriteren van incidenten. Hierbij kunnen impactcriteria gericht op de vitale functies van de samenleving gebruikt worden.Planvorming en vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing


Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 2 (crisisoefening):Uitvoering door:

Optreden crisisorganisatie
Pas het IBP Aardbevingen aan op basis van de ervaringen van de oefening. Bij het aanpassen van de planvorming is in ieder geval van belang dat de generieke aanpak (Regionaal Crisisplan) en de specifieke aanpak (IBP Aardbevingen) congruent zijn. Denk bij het aanpassen van het IBP ook na over de samenstelling van het RBT. Daarbij is het aan te bevelen altijd vanuit een kernbezetting van functionarissen te starten. Bijvoorbeeld in de vorm van een veiligheidsdirectie rondom het bevoegd gezag. Dit is dan namelijk goed in te richten en meteen te activeren wanneer nodig. Aanpassingen moeten ook gedaan worden in het Regionaal Crisisplan, zodat de generieke aanpak en de specifieke aanpak op elkaar aansluiten, bijvoorbeeld met betrekking tot de GRIPopschaling en de organieke structuur die daarmee geactiveerd wordt. Train en beoefen crisisfunctionarissen in de aangepaste werkwijze van het IBP Aardbevingen en het Regionaal Crisisplan. In algemene zin is het van belang dat crisisfunctionarissen beter weten wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bij de aanpak van rampen en crises, en wat er van deze functionarissen wordt verwacht. Hieraan moet bij opleidingsactiviteiten meer aandacht worden besteed.Planvorming, sector crisisbeheersing
Houd de impact van een zware beving “on top of mind”, zolang dit aan de orde is. Bijvoorbeeld door periodiek (lokaal) te blijven trainen en oefenen met realistische aardbevingsscenario’s.Vakbekwaamheid sectoren
Ontwikkel een visie op realistische opkomsttijden van alle onderdelen in de crisisorganisatie, tijdens een incident als deze, waarbij je er van uit mag gaan dat het reguliere frame van opkomsttijden – CoPI op 30 minuten, ROT op 45 minuten en RBT op 60 minuten – niet passend is bij dit scenario. Immers, het CoPI is niet binnen 30 minuten op de incidentlocatie. Daarnaast zijn bestuurlijke dilemma’s niet binnen dit korte tijdsbestek bekend. Belangrijker is om in de eerste uren (4 tot 8) de rol als boegbeeld/ burgervader in te vullen.
Durf als voorzitter van een crisisteam (zowel CoPI, ROT als RBT) extra kwaliteit/ kennis toe te voegen als dat nodig wordt geacht, maar stuur gerust ook mensen weg als ze niet nodig zijn. Een crisisteam moet compact genoeg zijn voor de taak waarvoor het op dat moment ingericht is. Het toevoegen van extra competente adviseurs voor specifieke taken (bijvoorbeeld bij het prioriteren van grote aantallen incidenten of het raadplegen van juridische ondersteuning) kan van toegevoegde waarde zijn. Aanbevolen wordt vanuit een kernbezetting van functionarissen te starten. Bijvoorbeeld in de vorm van een veiligheidsdirectie rondom het bevoegd gezag.
Planvorming, sector crisisbeheersing







Vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 3 (nafase):Uitvoering door:

Nafase en herstelzorg
Organiseer tijdens de nafase één loket, een frontoffice voor inwoners en goede samenwerking tussen partijen in de backoffice. Het gaat hierbij om de gedachte er achter; iedere inwoner heeft op dezelfde eenvoudige wijze toegang tot dezelfde instanties en informatie, ongeacht in welke gemeente. Nader onderzocht moet worden hoe de éénloket- gedachte vorm en inhoud moet krijgen.
Bijvoorbeeld een frontoffice per gemeente, of een frontoffice voor het hele gebied. De reacties uit de interviews op welke vorm hiervoor de beste is, was gelijk verdeeld. Het is belangrijk dat gemeenten zicht krijgen op de inwoners die meervoudige schade aan hun huis hebben; hoe ingewikkeld het mogelijk ook is, maar het is nadrukkelijk aan te bevelen om nu al duidelijke afspraken te maken met de Nationaal Coördinator Groningen, de Tijdelijke Commissie Mijnbouwschade en de gemeenten over het mogen delen van informatie en betrek inwoners hierbij. De recente beving in Westerwijtwerd leerde de veiligheidsregio – opgeschaald naar GRIP 2 – dat het nog steeds moeite kost om beschikking te krijgen over de noodzakelijke informatie om de juiste maatregelen te treffen. Maar ook buiten GRIP situaties om, moeten de betrokken partijen over de juiste informatie beschikken om hun werk goed te kunnen doen. Onderzoek en leg vast wie na het tijdelijk verlaten van een woning vanwege schade of gevaarzetting de taak heeft om te verklaren dat een woning weer veilig is om naar terug te keren.
Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing
Maak van tevoren duidelijke afspraken over communicatie tijdens de nafase, en communiceer duidelijk, eerlijk en transparant. Ook als er nog geen volledig beeld is. Richt een door de overheid erkende plek in waar mensen naartoe kunnen met hun vragen en emoties. Het is belangrijk te erkennen dat mensen frustratie, angst en woede moeten verwerken. Daar moet de overheid in voorzien.Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing / communicatie
Verwerk de ervaringen van de oefening en de interviews in het Plan van Aanpak Nafase – herstelzorg. Hierin zijn bestuurlijke uitgangspunten opgenomen. Verbeter deze bestuurlijke uitgangspunten in samenspraak met inwoners (inventariseer wat zij van belang vinden tijdens de nafase) en sluit aan bij initiatieven die er al zijn. Daarnaast is het van belang om de governance van de nafase goed te beschrijven. Tot slot dient het plan van aanpak niet alleen bekend te zijn binnen bevolkingszorg, maar bij alle betrokken partners.Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing

Vervolg:

De aanbevelingen dienen te worden opgepakt door de verschillende verantwoordelijke sectorhoofden. De directeur VRG draagt zorg dat de aanbevelingen worden belegd en geeft in december 2019 een overzicht van de stand van zaken.

Stuurgroep aardbevingsoefening

Gedurende de voorbereiding op en na afloop van de drie oefendagen is een stuurgroep aardbevingsoefening een paar keer bijeen geweest.

De stuurgroep is op 11 juni voor het laatst bijeen geweest. Hier zijn de laatste opmerkingen op de evaluatie gemaakt. Daarna is de stuurgroepen opgeheven.

In de stuurgroep zaten: burgemeesters van Loppersum, Bedum (later Het Hogeland) en Delfzijl, de directeur publieke gezondheid, de districtschef Politie van Ommelanden, de sectorhoofden brandweer en crisisbeheersing, de secretaris van het Gasberaad, de projectleider van de oefening en de directeur van VRG.

Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 1 (veldoefening):Uitvoering door:

Hulpverlening en zelfredzaamheid in het veld
Aanbevolen wordt dat Veiligheidsregio Groningen en de gebiedsregisseurs en dorpencoördinatoren van de gemeenten samen met inwoners van de buurten, wijken en dorpen met deze lijst op pad gaat en de leerpunten concreet maakt. Niet alleen in Zuidwolde, maar voor en met alle Groningers (in het bevingsgebied). Van belang hierbij is aan te sluiten bij de initiatieven die al lopen.Team aardbevingen, sector crisisbeheersing
Ontwikkel vakbekwaamheidsprogramma’s voor hulpverleners waarin het betrekken van burgerhulpverlening bij reguliere hulpverlening centraal staat. In de eerste plaats met betrekking tot de aardbevingsproblematiek. Maar ook breder, zoals in het kader van hoogwater en overstromingen of bij een langdurige uitval van een NUTS-voorziening
Besteed in vakbekwaamheidsprogramma’s aandacht aan het gebruik van C2000 en met name aan de discipline om het gebruik van C2000 te beperken tot noodzakelijke berichten.
Vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Wacht niet met acties en besluiten tot het beeld compleet is, want een compleet beeld van de situatie wordt pas achteraf bereikt. In algemene zin geldt dat in de acute fase van een incident, de dynamiek (lees chaos) groot is en de beschikbare informatie klein. Naarmate een incident langer duurt, komt er meer informatie beschikbaar en krijgen de hulpdiensten meer grip op het incident. Dit is bij ieder incident aan de orde, maar werd in de aardbevingsoefening nog eens extra uitvergroot.Planvorming en vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Hanteer uitgangspunten voorafgaand aan het prioriteren van incidenten. Hierbij kunnen impactcriteria gericht op de vitale functies van de samenleving gebruikt worden.Planvorming en vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing


Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 2 (crisisoefening):Uitvoering door:

Optreden crisisorganisatie
Pas het IBP Aardbevingen aan op basis van de ervaringen van de oefening. Bij het aanpassen van de planvorming is in ieder geval van belang dat de generieke aanpak (Regionaal Crisisplan) en de specifieke aanpak (IBP Aardbevingen) congruent zijn. Denk bij het aanpassen van het IBP ook na over de samenstelling van het RBT. Daarbij is het aan te bevelen altijd vanuit een kernbezetting van functionarissen te starten. Bijvoorbeeld in de vorm van een veiligheidsdirectie rondom het bevoegd gezag. Dit is dan namelijk goed in te richten en meteen te activeren wanneer nodig. Aanpassingen moeten ook gedaan worden in het Regionaal Crisisplan, zodat de generieke aanpak en de specifieke aanpak op elkaar aansluiten, bijvoorbeeld met betrekking tot de GRIPopschaling en de organieke structuur die daarmee geactiveerd wordt. Train en beoefen crisisfunctionarissen in de aangepaste werkwijze van het IBP Aardbevingen en het Regionaal Crisisplan. In algemene zin is het van belang dat crisisfunctionarissen beter weten wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bij de aanpak van rampen en crises, en wat er van deze functionarissen wordt verwacht. Hieraan moet bij opleidingsactiviteiten meer aandacht worden besteed.Planvorming, sector crisisbeheersing
Houd de impact van een zware beving “on top of mind”, zolang dit aan de orde is. Bijvoorbeeld door periodiek (lokaal) te blijven trainen en oefenen met realistische aardbevingsscenario’s.Vakbekwaamheid sectoren
Ontwikkel een visie op realistische opkomsttijden van alle onderdelen in de crisisorganisatie, tijdens een incident als deze, waarbij je er van uit mag gaan dat het reguliere frame van opkomsttijden – CoPI op 30 minuten, ROT op 45 minuten en RBT op 60 minuten – niet passend is bij dit scenario. Immers, het CoPI is niet binnen 30 minuten op de incidentlocatie. Daarnaast zijn bestuurlijke dilemma’s niet binnen dit korte tijdsbestek bekend. Belangrijker is om in de eerste uren (4 tot 8) de rol als boegbeeld/ burgervader in te vullen.
Durf als voorzitter van een crisisteam (zowel CoPI, ROT als RBT) extra kwaliteit/ kennis toe te voegen als dat nodig wordt geacht, maar stuur gerust ook mensen weg als ze niet nodig zijn. Een crisisteam moet compact genoeg zijn voor de taak waarvoor het op dat moment ingericht is. Het toevoegen van extra competente adviseurs voor specifieke taken (bijvoorbeeld bij het prioriteren van grote aantallen incidenten of het raadplegen van juridische ondersteuning) kan van toegevoegde waarde zijn. Aanbevolen wordt vanuit een kernbezetting van functionarissen te starten. Bijvoorbeeld in de vorm van een veiligheidsdirectie rondom het bevoegd gezag.
Planvorming, sector crisisbeheersing







Vakbekwaamheid, sector crisisbeheersing
Aanbevelingen naar aanleiding van oefendag 3 (nafase):Uitvoering door:

Nafase en herstelzorg
Organiseer tijdens de nafase één loket, een frontoffice voor inwoners en goede samenwerking tussen partijen in de backoffice. Het gaat hierbij om de gedachte er achter; iedere inwoner heeft op dezelfde eenvoudige wijze toegang tot dezelfde instanties en informatie, ongeacht in welke gemeente. Nader onderzocht moet worden hoe de éénloket- gedachte vorm en inhoud moet krijgen.
Bijvoorbeeld een frontoffice per gemeente, of een frontoffice voor het hele gebied. De reacties uit de interviews op welke vorm hiervoor de beste is, was gelijk verdeeld. Het is belangrijk dat gemeenten zicht krijgen op de inwoners die meervoudige schade aan hun huis hebben; hoe ingewikkeld het mogelijk ook is, maar het is nadrukkelijk aan te bevelen om nu al duidelijke afspraken te maken met de Nationaal Coördinator Groningen, de Tijdelijke Commissie Mijnbouwschade en de gemeenten over het mogen delen van informatie en betrek inwoners hierbij. De recente beving in Westerwijtwerd leerde de veiligheidsregio – opgeschaald naar GRIP 2 – dat het nog steeds moeite kost om beschikking te krijgen over de noodzakelijke informatie om de juiste maatregelen te treffen. Maar ook buiten GRIP situaties om, moeten de betrokken partijen over de juiste informatie beschikken om hun werk goed te kunnen doen. Onderzoek en leg vast wie na het tijdelijk verlaten van een woning vanwege schade of gevaarzetting de taak heeft om te verklaren dat een woning weer veilig is om naar terug te keren.
Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing
Maak van tevoren duidelijke afspraken over communicatie tijdens de nafase, en communiceer duidelijk, eerlijk en transparant. Ook als er nog geen volledig beeld is. Richt een door de overheid erkende plek in waar mensen naartoe kunnen met hun vragen en emoties. Het is belangrijk te erkennen dat mensen frustratie, angst en woede moeten verwerken. Daar moet de overheid in voorzien.Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing / communicatie
Verwerk de ervaringen van de oefening en de interviews in het Plan van Aanpak Nafase – herstelzorg. Hierin zijn bestuurlijke uitgangspunten opgenomen. Verbeter deze bestuurlijke uitgangspunten in samenspraak met inwoners (inventariseer wat zij van belang vinden tijdens de nafase) en sluit aan bij initiatieven die er al zijn. Daarnaast is het van belang om de governance van de nafase goed te beschrijven. Tot slot dient het plan van aanpak niet alleen bekend te zijn binnen bevolkingszorg, maar bij alle betrokken partners.Gemeentelijke kolom / sector crisisbeheersing

Vervolg:

De aanbevelingen dienen te worden opgepakt door de verschillende verantwoordelijke sectorhoofden. De directeur VRG draagt zorg dat de aanbevelingen worden belegd en geeft in december 2019 een overzicht van de stand van zaken.

Stuurgroep aardbevingsoefening

Gedurende de voorbereiding op en na afloop van de drie oefendagen is een stuurgroep aardbevingsoefening een paar keer bijeen geweest.

De stuurgroep is op 11 juni voor het laatst bijeen geweest. Hier zijn de laatste opmerkingen op de evaluatie gemaakt. Daarna is de stuurgroepen opgeheven.

In de stuurgroep zaten: burgemeesters van Loppersum, Bedum (later Het Hogeland) en Delfzijl, de directeur publieke gezondheid, de districtschef Politie van Ommelanden, de sectorhoofden brandweer en crisisbeheersing, de secretaris van het Gasberaad, de projectleider van de oefening en de directeur van VRG.

Wettelijk kader

Wet veiligheidsregio’s

Financiële gevolgen / dekking

De driedaagse aardbevingsoefening is voorbereid, uitgevoerd en geëvalueerd met een subsidie van de Nationaal Coördinator Groningen. Deze subsidie bedraagt maximaal €125.000

Alle activiteiten met betrekking tot de oefening (ook bijvoorbeeld de kosten voor de organisatie van de slotconferentie in maart 2019) passen binnen het budget. Afrekening vindt plaats met de NCG na afronding van de evaluatie.

Communicatie

De evaluatie wordt na vaststelling direct na de vergadering van het Algemeen Bestuur gepubliceerd op de website van Veiligheidsregio Groningen.

De publicatie wordt voorzien van een nieuwsbericht dat ook naar de media wordt gestuurd. Alle direct betrokkenen krijgen de evaluatie dan ook per mail. Het nieuwsbericht met daarin de verwijzing naar de evaluatie wordt verder via social media gedeeld.

Uitvoering

Na vaststelling door het AB worden de aanbevelingen opgepakt door de diverse sectoren. In het AB van december 2019 wordt een stand van zaken gepresenteerd.

Betrokken partijen / samenwerkingspartners

Vele instanties zijn betrokken bij deze oefening. Zie voor een overzicht pagina’56 en 57 van de evaluatie.

Bijlagen

Evaluatie aardbevingsoefening 2018