Mandaattabel en instelling rol controller

Datum vergadering:
28 juni 2019
Onderwerp:
Vaststelling Gewijzigd mandaat- en vervangingsoverzicht; Omschrijving kader en rol controller
Agendapunt:
7
Naam Steller:
J.H. van der Veen
Afdeling:
Bedrijfsvoering, Financiën & Control

Voorstel:

Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd:

De besluiten te nemen conform de besluitvormingstrajecten zoals vermeld per onderdeel in voorliggende notitie.

Voor u ligt ter besluitvorming een tweetal stukken, die – vanwege hun onderlinge samenhang – als geheel worden aangeboden:

  1. Voorstel gewijzigd Mandaat- en vervangingsoverzicht, behorende bij de mandaatregeling
  2. Voorstel omschrijving kader en rol financieel controller

Het mandaatoverzicht dat nu voor ligt, beschrijft de huidige feitelijke situatie.

VRG is in transitie. Met name de verhouding Crisisbeheersing, GHOR en GKG is in ontwikkeling. Te verwachten is dat in de loop van het jaar hier meer duidelijkheid over zal komen. Te verwachten is dat dit nog een aantal wijzigingen met zich mee zal brengen in het overzicht. De verwachting is tevens dat dan ook de positie en rol van het directeurenoverleg duidelijk wordt.

Toelichting op de afzonderlijke voorstellen

Ad a: Voorstel gewijzigd Mandaat- en vervangingsoverzicht, behorende bij de mandaatregeling

Besluitvormingstraject

Het totale besluitvormingstraject doorloopt de fasen:

  • advies door MT: afgerond
  • advies door coördinerend functionaris en directeur publieke gezondheid: afgerond
  • vaststelling concept door directeur VRG ter verdere besluitvorming binnen DB resp. AB: afgerond
  • vaststelling concept door DB ter verdere besluitvorming door AB: afgerond
  • vaststelling door AB

De voorstellen in het gewijzigd Mandaat- en vervangingsoverzicht dienen per onderdeel door verschillende geledingen binnen de VRG te worden vastgesteld:

  • wijzigingen in rood dienen uiteindelijk te worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur
  • wijzigingen in groen dienen uiteindelijk te worden vastgesteld door het Dagelijks Bestuur
  • wijzigingen in blauw dienen te worden vastgesteld door de directeur VRG.

Vanwege de beheersbaarheid van het geheel en om inconsequenties te voorkomen, zijn mandaten en ondermandaten beschreven in één overzicht.

Nadat het AB de haar voorgestelde wijzigingen heeft vastgesteld, worden DB en directeur geacht op het zelfde moment ook de hier achter gelegen mandaten en ondermandaten te hebben vastgesteld.

Alle wijzigingen worden vastgesteld

– onder gelijktijdige intrekking van eerder vastgestelde mandaat- en vervangingsoverzichten

– onder instandhouding van alle besluiten die voorafgaand aan de vaststelling onder werking van eerder vastgestelde mandaat- en vervangingsoverzichten genomen zijn.

Na de definitieve vaststelling zal de gehele tabel waar nodig hernummerd worden.

Inhoudelijke toelichting op hoofdzaken

Het merendeel van de voorgestelde wijzigingen is hetzij terug te voeren op de in 2018/2019 doorgevoerde organisatiewijziging en vloeit daaruit logisch voort, dan wel is een beschrijving van de processen zoals zij de laatste jaren in praktijk zich hebben ontwikkeld. U kunt hierbij denken aan het vervanging van 8 clustercommandanten door 4 gebiedsgebonden Teamleiders, maar ook aan de overgang van GHOR- en GKG-medewerkers naar de VRG als werkgever.

Relevant is tevens dat VRG een heel jonge organisatie is, waarbij er destijds bewust voor gekozen is om eerst eens te kijken ‘hoe de hazen lopen’. Momenteel bestaat inmiddels de noodzaak tot verdere consolidatie van de dagelijkse praktijk.

Meer specifiek:

In hoofdstuk 1 zijn wat extra planfiguren benoemd (1.7 tm 1.10)

In hoofdstuk 2 wordt de positie van de controller beschreven.

In hoofdstuk 3 wordt vaststelling beleid en uitvoering van bepaalde zaken ‘uit elkaar getrokken’.

In hoofdstuk 4 zijn met name de veranderingen door de reorganisatie doorgevoerd en is de laagste disciplinaire maatregel dieper in de organisatie belegd. Tevens zijn de consequenties doorgevoerd van de overgang van personeel van GHOR en gemeentelijke kolom naar de VRG. Onder 4.8.1 tm 4.8.7 zijn bevoegdheden opgenomen die in de bestaande regeling nog geen plaats hadden.

Onder 4.11.4 tm 4.11.6 zijn de functieprofielen van directeur en plaatsvervangend directeur belegd.

In hoofdstuk 5 hebben onder 5.6 procuratiematrix en regeling budgetbeheer een plaats gekregen. Daarnaast zijn de consequenties van overgang personeel GHOR en GKG naar VRG doorgevoerd in de betaalprocedures (5.15 tm 5.16), zijn zaken aangaande aanbestedingen en het aangaan van verplichtingen belegd (na 5.16).

In hoofdstuk 9 is vorm gegeven aan de bevoegdheid tot aanvraag en tenaamstelling van een wapenvergunning voor een werplijn op redvoertuigen (was na regionalisering nog niet geregeld).

Er is een ingevoegd nieuw hoofdstuk 10 (Crisisbeheersing). Hierin zijn opgenomen de recent vastgestelde mandaten met betrekking tot activering van NL Alert. Opgemerkt zij dat het hier weliswaar gaat om door individuele burgemeesters afgegeven mandaten, maar dat het wel wenselijk is – volledigheidshalve – deze mandaten in dit overzicht op te nemen.

In hoofdstuk 11 & 12 zijn met name de gevolgen doorgevoerd van de opname van GHOR en GKG-personeel binnen de VRG-gelederen. De bijzondere situatie dat noch de coördinerend functionaris, noch de DPG in dienst zijn van VRG, maakt dat hier sprake is van een bijzondere positie. Deze wordt nader toegelicht in de regeling budgetbeheer (in het bijzonder in artikel 4) en krijgt daarin bijzondere aandacht.

Tot slot is in het gehele overzicht de correcte aanduiding van de rechtspositie doorgevoerd: van CAR (Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling) naar AVRG (Arbeidsvoorwaardenregeling VRG).

BESLUIT

Het Algemeen Bestuur besluit:

de voorgestelde wijzigingen in het mandaatoverzicht als weergegeven in rood vast te stellen;

  • onder gelijktijdige intrekking van eerder vastgestelde mandaat- en vervangingsoverzichten, voor zover daartoe bevoegd;
  • onder instandhouding van alle besluiten die voorafgaand aan de vaststelling onder werking van eerder vastgestelde mandaat- en vervangingsoverzichten genomen zijn;
  • alles met ingang van de dag waarop het algemeen Bestuur de wijzigingen als genoemd onder vaststelt.

Ad b: Positie en aanwijzing controller

Besluitvormingstraject:

Op grond van eerder genoemd Mandaatoverzicht besluit het Algemeen Bestuur tot instelling van de rol van controller. Daarnaast stelt op grond van 4.11.6 (nieuw) van voornoemd Mandaatoverzicht het Algemeen Bestuur de vereisten van de rol van de controller vast. Tot slot wijst het Algemeen Bestuur de controller aan op basis van 2.3 uit voornoemd Mandaatoverzicht. Dat de controller een door het Algemeen Bestuur toebedeelde rol is, is gelegen in het feit dat de controller gelieerd is aan het financieel toezicht op VRG, een rol die bij gemeenschappelijke regelingen standaard is belegd bij het Algemeen Bestuur.

Inhoudelijke toelichting

De controller heeft onder meer als taak om toe te zien op de rechtmatigheid en doelmatigheid van uitgaven. Mede vanwege deze ‘kritische’ taak, is zijn rol een onafhankelijke, met – in het uiterste geval – een rechtstreekse rapportagemogelijkheid in de richting van het Algemeen Bestuur.

BESLUIT

Het Algemeen Bestuur besluit tot vaststelling van de bijgevoegde vereisten van de rol van deze controller.

Personele consequenties / advies of instemming ondernemingsraad benodigd?

  • Het gewijzigde mandaatoverzicht vloeit hoofdzakelijk voort uit de doorgevoerde reorganisatie en de opname van GHOR- en GKG-personeel binnen de gelederen van VRG, en behoeft daarmee niet aan de OR te worden voorgelegd.
  • De vaststelling omschrijving kader en rol van de controller behoeft niet aan de OR te worden voorgelegd.

Communicatie

Na vaststelling van een en ander zullen de documenten worden toegevoegd aan de VRG-website en zal er via intranet aandacht aan worden besteed. Dit gebeurt ‘op maat’ en zoveel mogelijk gebruikmakend van reguliere overlegstructuren.

Door plaatsing van het mandaatoverzicht en de regeling budgetbeheer op www.overheid.nl wordt in formele zin ook buiten VRG vormgegeven aan publicatie en bekendmaking.

Uitvoering

Uitvoering vindt plaats door publicatie en bekendmaking.

Betrokken partijen / samenwerkingspartners

Er zijn geen externe partijen betrokken bij de uitvoering van deze documenten.

Bijlagen

1. Mandaatoverzicht

2. Omschrijving kader en rol financieel controller