Letter of representation bij het overdrachtsdossier

Betreft: wederzijdse verklaring bij het overdrachtsdossier inzake de overdracht van het beheer aangaande de
meldkamerfunctie per datum wetswijziging
Per datum wetswijziging gaat het beheer aangaande de meldkamerfunctie formeel over naar de politie. Om de
overdracht van de meldkamers ook financieel te realiseren worden de activa en passiva, de niet uit de balans
blijkende verplichtingen, (een deel van) het personeel, de onderhanden investeringen en de lopende contracten
van de bestaande meldkamers per 1 januari 2020 “as is” overgedragen aan de politie. Onder gezamenlijke
verantwoordelijkheid van de latende partij(en) en de ontvangende partij is dit overdrachtsdossier opgesteld.
Hierbij bevestigen wij, de latende partij(en) en de ontvangende partij, dat alle relevante feiten en
omstandigheden in het overdrachtsdossier in beeld zijn gebracht. Hierbij zijn de uitgangspunten zoals benoemd
in het landelijk overdrachtsprotocol d.d. 4 juni 2019 als basis gehanteerd. Wij hebben, voor zover wij dat
noodzakelijk en relevant achten, navraag gedaan bij leidinggevenden en medewerkers van deze meldkamer met
relevante kennis en ervaring. Dienovereenkomstig bevestigen wij naar ons beste weten en overtuiging het
volgende:

Het overdrachtsdossier

  1. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor het meewerken aan en het opstellen van een juist en
    volledig overdrachtsdossier voor de correcte overdracht van het beheer aangaande de
    meldkamerfunctie op deze meldkamer per 1 januari 2020 in overeenstemming met de geformuleerde
    uitgangspunten in het landelijk overdrachtsprotocol d.d. 4 juni 2019. Wij hebben alle informatie en
    toegang verschaft die noodzakelijk is voor een juist en volledig overzicht van de over te dragen activa en
    passiva, de niet uit de balans blijkende verplichtingen, de onderhanden investeringen, (een deel van) het
    personeel en de lopende contracten. Op verzoek hebben wij en zullen wij waar nodig nog aanvullende
    informatie verstrekken.
    De continuïteit van het beheer
  2. De continuïteit van het beheer aangaande de meldkamerfuncties van deze meldkamer staat centraal en
    moet worden gegarandeerd. Wij committeren ons eraan alles te zullen doen om de continuïteit van het
    beheer van de meldkamerfuncties op de meldkamer te waarborgen.
    De beheerders die overgaan naar de politie dienen in staat gesteld te worden om, indien van toepassing,
    systemen te beheren die in de automatiseringsomgeving van de latende partij staan. De hiervoor
    benodigde accounts en de benodigde rechten mogen pas dan door de latende partij(en) worden
    opgeheven, nadat deze medewerkers alternatieve toegang tot deze systemen hebben.
  3. Indien er significante risico’s zijn voor de continuïteit van het beheer aangaande de meldkamerfuncties
    zijn deze zo goed mogelijk vermeld in dit overdrachtsdossier, inclusief voorstellen voor het mitigeren van
    deze risico’s.
    Schriftelijke bevestiging bij de overdrachtsbalans per datum wetswijziging
  4. Wij zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheid voor het opmaken van een juiste en volledige
    overdrachtsbalans per datum wetswijziging met inbegrip van de getrouwe en consistente wijze weergave
    van de over te dragen activa en de passiva van de huidige meldkamer. Er zijn geen pand- of
    hypotheekrechten gevestigd op de activa van deze meldkamer, tenzij deze zijn vermeld in dit
    overdrachtsdossier.
  5. Alle gebeurtenissen, die zich hebben voorgedaan in 2019 die hun doorwerking hebben in 2020 en/of
    latere jaren en waarvoor op grond van algemeen aanvaarde voorschriften voor de verslaggeving een
    aanpassing of toelichting is vereist, zijn toegelicht in het overdrachtsdossier. Voor zover er dergelijke
    materiële gebeurtenissen in 2019 plaatsvinden na het ondertekenen van het overdrachtsdossier, worden
    deze zo spoedig mogelijk afgestemd door de latende partij(en) met de politie i.c. LMS.
  6. Ten behoeve van deze overdracht wordt, indien mogelijk, gesteund op de bestaande
    accountantscontrole van de administratie waarin (ook) de meldkamer activiteiten zijn opgenomen.
    Indien materiële bevindingen uit deze accountantscontrole voortkomen die betrekking hebben op de
    meldkamer activiteiten, worden deze zo spoedig mogelijk door de latende partij(en) gemeld aan de
    politie i.c. LMS. In het geval dat een accountantscontrole bij de latende partij(en) ontbreekt, wordt een
    passende oplossing gezocht.
  7. Op basis van de geprognosticeerde overdrachtsbalans die in het getekende overdrachtsdossier is
    opgenomen, wordt in het jaar 2020 een voorschot factuur gestuurd door de latende partij(en) aan de
    politie c.q. LMS (indien van toepassing). De feitelijke definitieve afrekening van de over te dragen zaken
    zal plaatsvinden na de bestaande accountantscontrole c.q. afsluiting van de administratie waarin (ook)
    de meldkamer activiteiten zijn opgenomen.
  8. Inlichtingen omtrent alle bekende gevallen of vermoedens van het niet-naleven van wet- en regelgeving,
    waarmee bij het opstellen van het overdrachtsdossier en het overzicht van de over te dragen activa, de
    passiva, de niet uit de balans blijkende verplichtingen, het personeel, de investeringen en de lopende
    contracten rekening moet worden gehouden, zijn door de latende partij(en) en ontvangende partij met
    elkaar gedeeld.
  9. Er is geen informatie bekend met betrekking tot andere verbonden partijen dan degene die in dit
    overdrachtsdossier zijn vermeld. Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke
    organisatie waarin deze meldkamer een bestuurlijke en/of financieel belang heeft. Relaties en
    transacties met verbonden partijen zijn voor zover wij weten niet aanwezig, met uitzondering van die
    welke zijn vermeld in het overdrachtsdossier.

Namens de latende partijen,
Namens de politie,
De heer drs. ing. P.J.M. van Loosbroek
Directeur LMS