Concept verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 23 oktober 2020

Aanwezig zijn de heren Schuiling (voorzitter), Beukema, Bolding, Engels, Hoogendoorn, Knoop, Kuin, Rietveld, Ritzema, Roesink, Swierstra, Van der Tuuk, Van der Schaaf, Velema, Veldhuis en Wiersma en de dames Caljouw, Mansveld, Van Mastrigt, Sikkema en Van der Loo  (verslaglegging).

  1. Opening / vaststelling agenda

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. 

De agenda wordt vastgesteld met als wijziging dat agendapuntpunt 10. “Aanspraken verzekering na een ongeval” bij ter besluitvorming wordt behandeld.

  1. Concept verslag d.d. 3 juli 2020

Het verslag wordt vastgesteld.

  1. Mededelingen en actualiteiten
  • De bestuurlijke tweedaagse op 29 en 30 oktober is gewijzigd in een eendaagse en vindt plaats in Rietland. Op deze bestuurdersbijeenkomst zal onder andere aandacht besteed worden aan het COT rapport, AEF rapport, huisvesting, brandweerzorg en financiën. Het programma wordt in de loop van volgende week gedeeld.
  • Actualisatie begroting 2020 en concept beleidsbegroting 2021
  • Na het Dagelijks Bestuur van 2 oktober zijn de actualisatie begroting 2020 en de concept beleidsbegroting 2021 gedeeld met de leden van het AB. Ook zijn deze verstuurd aan de colleges met het verzoek ter zienswijze voor te leggen aan de raden.
  • De zienswijzetermijn verloopt op 2 december, daarna worden de stukken aangeboden aan het AB van 10 december.
  • Nieuwe accountantsdienst
  • Bentacera Registeraccountants B.V. is per 1 november 2020 de nieuwe accountant van VRG. Deze is na het volledig doorlopen van een Meervoudige Onderhandse Aanbesteding als beste beoordeeld. Het AB heeft hiermee unaniem ingestemd.
  • (Geen) beroepsgang vaststellingsbesluit gasjaar 2020-2021
  • De burgemeesters zijn deze week geïnformeerd over het voorstel om dit jaar niet in te gaan tegen het vaststellingsbesluit voor het gasjaar 2020-2021. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel om als regionale overheden een gezamenlijke brief te sturen aan de minister van EZK. Het Dagelijks Bestuur heeft hiermee ingestemd, evenals het mandaat aan het college van GS van de provincie om (ook) namens VRG de brief te versturen. Een eerste concept van deze brief is deze week reeds gedeeld met de AB-leden. Planning is deze op 4 november te versturen.
  • Vanuit de gemeente Oldambt is een brief geïnitieerd over steun aan de horeca. Het Algemeen Bestuur stemt in met het versturen naar de brief naar de minister. Over de communicatie zal verdere afstemming plaatsvinden buiten de vergadering. Aandachtspunt is voorzichtig zijn met verwachtingen die gewekt worden.

Ter besluitvorming

  1. Normenkader 2020 en controleplan 2020

Het Algemeen Bestuur VRG besluit:

  1. Het normenkader voor 2020 vast te stellen;
  2. De goedkeuringstoleranties zoals genoemd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) vast te stellen als te hanteren toleranties voor de accountantscontrole van de jaarstukken van de VRG;
  3. Het controleplan 2020 van AO/IC vast te stellen.
  4. Aanwijzing controller

Het Algemeen Bestuur VRG besluit:

  1. Kennis te nemen van het vertrek van de heer J. van der Meer als controller;
  2. De heer P. Ritzema aan te wijzen als nieuwe controller, met ingang van de datum van de bestuursvergadering.
  1. Vergaderdata DB en AB 2021

Met het samengaan van de DAL gemeenten ontstaat een bestuur van 10 burgemeesters. Dit heeft gevolgen voor de samenstelling van het Dagelijks Bestuur en de portefeuilleverdeling. Gewerkt wordt aan een voorstel dat in de volgende vergadering Algemeen Bestuur op 10 december wordt geagendeerd. Onderdeel van dit voorstel is ook de invoering van bestuurscommissies en de uitbreiding van de auditcommissie. Door eventuele wijzigingen die hieruit voortvloeien kan dit dan nog later eventueel effect hebben op de vergaderstructuur en – data. 

Het Algemeen Bestuur VRG besluit:

  • Het vergaderschema 2021 vast te stellen.

Ter informatie

  1. Ontwikkeling van brandweerzorg in 2030

De heer Bolding geeft de suggestie bij het thema brandveilige omgeving met stakeholders het gesprek te gaan voeren, dit wordt gemist in dit proces. De heer Kuin geeft aan dat dit in de verkenning zit maar nog beter geformuleerd kan worden.

Het thema brandweerzorg in 2030 wordt inhoudelijk besproken tijdens de bestuurdersbijeenkomst op 29 oktober.

Het Algemeen Bestuur VRG besluit: 

  • Kennis te nemen van het projectvoorstel Ontwikkeling visie Brandweerzorg in 2030.
  1. Rapportage P8 2020

De heer Wiersma geeft aan dat corona de grootste invloed heeft, waardoor een aantal onderwerpen niet kunnen, bijvoorbeeld de opleidingen voor vrijwilligers, waardoor veel geld niet uitgegeven wordt. Aan de andere kant wordt VRG wel geconfronteerd met extra kosten vanwege corona. Het lijkt erop dat de kosten corona niet gelijk gedeclareerd kunnen worden bij het Rijk, hier worden nog gesprekken over gevoerd. In de cijfers in de rapportage P8 is hier nog geen rekening mee gehouden.

De heer Bolding geeft aan dat in de begroting geen rekening gehouden is met onregelmatigheidtoeslag beroepsbrandweer. Mevrouw Mansveld beaamt deze omissie..

Mevrouw Van Mastrigt vraagt of een analyse te maken is welk werk met terugwerkende kracht gedaan kan worden of wat definitief onderuitputting kan worden. De heer Wiersma geeft aan dat zoals het nu lijkt veel dingen niet gedaan kunnen worden. Kijkend naar de praktijk, zoals bij opleiden vrijwilligers, kunnen deze niet meer tijd besteden dan normaal. Volgend jaar moet goed gekeken worden wat wel kan. De onderuitputting is hiermee zo goed als definitief. Er wordt gevraagd aandacht te besteden in het DB of de bestuurdersdag aan wat kan worden gedaan met onderuitputting.

De heer Swierstra vraagt of op hoofdlijnen zicht is op welke zaken niet gedaan zijn en of er aanleiding is om deze zaken te heroverwegen. De heer Roelf beschrijft dat het in ieder geval steeds meer moeite kost om de vakbekwaamheid op minimaal niveau te houden vanwege het stilleggen van oefenprogramma.

Het Algemeen Bestuur VRG besluit: 

  • Kennis te nemen van de rapportage P8 2020
  1. Gezamenlijk rapport 112 AT IJenV IGJ

Het Algemeen Bestuur VRG besluit: 

  • Kennis te nemen van het rapport “Onbereikbaarheid van 112 op 24 juni 2019 – Het handelen van KPN, de overheid, hulpdiensten en zorgorganisaties”.
  1. Aanspraken verzekering na een ongeval

De aanspraken verzekering na een ongeval wordt een besluitpunt.

Het Algemeen Bestuur VRG besluit: 

  • Kennis te nemen van het memo inzake de landelijke lijn over de aanspraken na een ongeval en deze lijn, te onderschrijven, met ruimte voor lokale uitzonderingen.
  1. Periodiek beeld RB en CB 2020

Het Algemeen Bestuur VRG besluit: 

  • Kennis te nemen van het rapport “Periodiek beeld rampenbestrijding en crisisbeheersing” en de rapporten van de vier bijbehorende deelonderzoeken ‘Borging vakbekwaamheid crisisfunctionarissen’, ‘Samenwerking’, ‘Kwaliteitszorg’ en ‘Operationele prestaties’.
  1. Rondvraag

De heer Velema vraagt aandacht voor de benoeming auditcommissie. Mevrouw Mansveld geeft aan dat in het DB van 27 november en het AB van 10 december een voorstel wordt gedaan.

  1. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 11:50 uur.