7a Projectvoorstel Ontwikkeling visie brandweerzorg 2030

Versiehistorie

VersieDatumAuteurReden
17 feb. 2020M. van VondelEerste aanzet
212 feb. 2020M. van VondelVerwerken aanpassingen na overleg projectgroep d.d. 10/2/’20
310 mrt. 2020M. van VondelVerwerken aanpassingen na overleg projectgroep d.d. 24/2/’20
42 april 2020M. van VondelUpdate
57 mei 2020M. van VondelVerwerken aanvullingen Sigrid Bos, Edwin Verlind en Siske Klaassens
66 juni 2020M. van VondelVerwerken opmerkingen Roelf
710 juni 2020M. van VondelDefinitieve versie
825 juni 2020M. van VondelDefinitieve versie
98 juli 2020M. van VondelAanpassen financiële kaders
1027 augustus 2020M. van VondelAanpassen na overleg stuurgroep 26 augustus 2020
1128 augustusS. Bos-KettingAanpassen na overleg stuurgroep 26 augustus 2020

Distributielijst

VersieDatumNamen
   

Accordering

Naam opdrachtgeverDatum
Roelf Knoop 


  1. 1.   Projectdefinitie


Achtergrond

Er komen veel ontwikkelingen op de Veiligheidsregio Groningen (VRG) af. Voorbeelden hiervan zijn de Omgevingswet, de Europese deeltijdrichtlijn, het Landelijk programma Vrijwilligheid, de ontwikkeling van het gebied Eemsdelta en de huisvesting stedelijk gebied. Ook verandert de provincie Groningen demografisch; de stad Groningen groeit, een groot deel van het Ommeland krimpt, de provincie vergrijst en mensen blijven langer zelfstandig wonen.

Andere ontwikkelingen die de huidige brandweerzorg beïnvloeden zijn de afnemende beschikbaarheid van brandweervrijwilligers, flexibilisering van de beroepsbrandweer, veranderingen in de bluswatervoorziening en de onder druk staande paraatheid. Ook zijn en komen er nieuwe inzichten rondom de brandweerzorg, bijvoorbeeld in hoe je brand bestrijdt en kunt voorkomen.

Het bestuur van VRG staat voor een aantal financieel ingrijpende besluiten, zoals over de buurtbrandweerzorg, scheepsincidentbestrijding en de bouw van kazernes. En wil daarom over een integraal beeld beschikken om verantwoorde keuzes te kunnen maken. Al deze ontwikkelingen samen vragen om een visie op brandweerzorg in 2030.


Probleemstelling

Er zijn veel ontwikkelingen die de toekomstige brandweerzorg (kunnen) beïnvloeden. Er is nog geen compleet beeld van wat de invloed van al deze ontwikkelingen is op de brandweerzorg en in welke mate het huidige brandweerstelsel daarmee onder druk komt te staan. Het project ‘Ontwikkeling visie brandweerzorg in 2030’ brengt alle relevante ontwikkelingen bij elkaar en geeft richting, zodat het bestuur handvatten krijgt om beslissingen te kunnen nemen.

De visie geeft antwoord op een aantal vragen:

  • elk bedrijfsvoeringsmodel voor de brandweerzorg past daarbij?


Projectdoel

Het doel is een bestuurlijk vastgestelde gedragen visie (maart 2021) op de brandweerzorg in de regio Groningen met als oriëntatie 2030. De visie wordt behalve door het bestuur ook gedragen door medewerkers, vrijwilligers en ondernemingsraad.


Resultaat
De visie geeft het bestuur ‘handvatten’ waarmee het beslissingen kan nemen die bijdragen aan de ontwikkeling van een toekomstbestendige brandweerzorg. Het bestuur heeft inzicht in hoe brandweerzorg kan worden vormgegeven vanuit verschillende perspectieven en wat de effecten ervan zijn.

Scope
Het project kent de volgende afbakening:

Uitgangspunten
Uitgangspunten voor het project zijn:

Randvoorwaarden

Opbouw

De basis bestaat uit vier perspectieven die de input zijn voor een aantal scenario’s en de uiteindelijke visieontwikkeling 2030.

De vier perspectieven zijn:

Door deze perspectieven uit te werken ontstaat er een aantal scenario’s. Deze scenario’s worden beschreven  (document of infographics) inclusief de bijbehorende concrete acties om daar te komen. Het bestuur kent daarmee de impact van de scenario’s (financieel en risico’s) en kan door te kiezen voor een scenario richting geven aan de visieontwikkeling.

Verder komt er een communicatieplan dat voor draagvlak van de visie moet zorgen en de verschillende doelgroepen (zoals dagelijks bestuur, algemeen bestuur, medewerkers, vrijwilligers, gemeenten en ondernemingsraad) informeert. Het plan beschrijft acties, zodat de doelgroepen via een interactief proces betrokken worden.

Koppelvlakken
Er spelen lijnactiviteiten en -projecten binnen VRG die invloed hebben op de visieontwikkeling brandweerzorg 2030. Waar deze activiteiten het project visieontwikkeling raken, is sprake van zogenaamde ‘koppelvlakken’. Het betreft wettelijke, landelijke en regionale ontwikkelingen. Voorbeelden hiervan zijn de invoering van de Omgevingswet, de Europese deeltijdrichtlijn, het Landelijk programma Vrijwilligheid, ontwikkeling gebied Eemsdelta, huisvesting stedelijk gebied, het AEF rapport Takenevaluatie VRG uit 2017 en het vervolgonderzoek waartoe VRG breed opdracht is gegeven, en de VRG brede bezuinigingsopgave waarbij verschillende financiële scenario’s worden verkend.

Op een aantal van de koppelvlakken voert VRG zelf de regie, maar bij een aantal ligt de regie buiten VRG. De lijnactiviteiten en -projecten hebben ieder een eigen planning. Dit vraagt gedurende het project om actieve betrokkenheid van de verschillende groepen binnen de projectorganisatie (zie hoofdstuk 4). De groepen informeren en laten zich actief informeren over de ontwikkelingen en nemen deze mee in de visieontwikkeling brandweerzorg 2030. Hiermee wordt geborgd dat de ontwikkelingen van de lijn- en projectactiviteiten verwerkt worden in de uitwerking van de scenario’s en in de visie. Een apart actieplan beschrijft de acties die bij deze lijn- en projectactiviteiten horen en het bijbehorende tijdspad (wat, wie, resultaat en wanneer).

Inhuur externe kennis

Het project is complex en is van groot belang voor een toekomstbestendig bedrijfsvoeringmodel van de brandweerzorg (en de VRG). Dit vraagt dus om een gedegen resultaat dat draagvlak heeft bij bestuur, brandweermedewerkers en vrijwilligers.

Voor twee onderdelen is de inhuur van externen noodzakelijk:

Deze gegevens zijn niet beschikbaar, maar wel noodzakelijk. Met de demografische gegevens kan de brandweer een inschatting maken of ze in de toekomst voldoende vrijwilligers heeft en kan ze risico’s in beeld brengen (zoals het aantal ouderen dat zelfstandig woont).

Het project is omvangrijk en complex. VRG is schraal en beleidsarm ingericht, er is geen capaciteit beschikbaar naast de lopende werkzaamheden om binnen de gestelde termijn een uitgewerkt stuk op te leveren. Ook is een onafhankelijke blik noodzakelijk om een te eenzijdige blik te voorkomen, wat ook een verzoek is van de stuurgroep. Daarom kijkt een onafhankelijk adviesbureau mee gedurende het hele traject (proces + inhoud). De externe adviseur adviseert de stuurgroep en ondersteunt bij het opstellen van de visie. Het adviesbureau draagt geen verantwoordelijkheid voor de inhoud van de visie; deze ligt bij de stuurgroep.

Voor de externe partijen geldt dat ze al voor veel Groningse gemeentes en de Provincie Groningen werken. Gemeenten en burgemeesters zijn dan bekend met ze en hun resultaat, wat positief bijdraagt aan het draagvlak van de visie.

Te verwachten kosten

ProjectbegrotingKosten
Inhuur begeleiding project op proces en inhoud€45.980 (incl. btw),
is maximum
Inhuur demografische ontwikkelingen provincie Groningen€6.655 (incl. btw)
Presentatie en draagvlakontwikkeling€5.000
Locatiehuur en catering bijeenkomsten       €2.000
Totaal€59.635

Dekking van de kosten
Het project kan niet binnen het bestaande budget van de sector Brandweerzorg worden uitgevoerd. De kosten voor dit project zijn niet opgenomen in de begroting 2020. Het MT heeft voor dit project budget vrij gemaakt.    

Het project kent zes fasen:

Verzamelen van (deel)resultaten van alle lijnactiviteiten en -projecten (koppelvlakken) en andere relevante ontwikkelingen (zoals demografische ontwikkelingen en nieuwe inzichten) die van invloed zijn op de brandweerzorg in 2030. Hieruit volgt een overzicht met concrete acties en het bijbehorende tijdspad (wat, wie, resultaat en wanneer).

Als eenmaal duidelijk is welke relevante ontwikkelingen er spelen en men weet wanneer en welke impact ze hebben, dan kun je een aantal scenario’s beschrijven (inclusief impact en financiën). De scenario’s beschrijven de verschillende mate van inzet vanuit een aantal perspectieven (brandveilige omgeving, burgerparticipatie, risicobeheersing en incidentbestrijding).

Een schets van de scenario’s wordt gepresenteerd op de bestuurlijke tweedaagse van de Groningse burgemeesters in oktober 2020. Het bestuur maakt dan een keuze voor een scenario of richting.

Na de keuze voor een scenario of richting wordt een visie geformuleerd op de brandweerzorg in 2030. Afstemmen visie en bijbehorende stappen met bestuur –> notitie + presentatie gereed december 2020

De visie wordt verwerkt in een document en andere communicatiemiddelen. Het document geeft ‘handvatten’ waarmee het bestuur beslissingen kan nemen die bijdragen aan de ontwikkeling van een toekomstbestendige brandweerzorg. De visie wordt voorgelegd aan het bestuur voor akkoord.

Projectorganisatie
De projectorganisatie bestaat uit twee groepen: een projectgroep en een stuurgroep. Beide groepen kennen een eigen rol en samenstelling.

Projectgroep
De projectgroep is verantwoordelijk voor het proces en de inhoud van de scenario- en visieontwikkeling en informeert het MT en de stuurgroep hierover. De projectgroep zit tweewekelijks bij elkaar en bestaat uit de volgende personen:

NaamTaak in project
Siske Klaassensprojectleider
extern adviseurgeeft onafhankelijk advies rondom het proces en inhoud en schrijft de visie
Sigrid Bos/Mariëlle van Vondelondersteunt projectleider
Martijn de Jonggeeft advies over personeels- en organisatieontwikkeling
Geke van Gosligageeft communicatieadvies
Edwin Verlindgeeft advies over financiën en bedrijfsvoering
Jos Pettingageeft advies namens OR

De projectgroep werkt nauw samen met twee werkgroepen die buiten de projectorganisatie voor de ‘ontwikkeling visie brandweerzorg in 2030’ vallen. De projectgroep krijgt van deze groepen input of moet ze input geven. Het gaat hierbij om de volgende twee werkgroepen:

Deze groep is verantwoordelijk voor het verzamelen van bouwstenen (fase 1) en werkt de lijn- en projectactiviteiten uit. Hun resultaat is de input voor het ontwikkelen van de scenario’s. Deze groep zit tweewekelijks bij elkaar.

Deze groep is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de bestuurlijk tweedaagse van de Groningse burgemeesters. Doel van deze bijeenkomst is inzichtelijk maken aan burgemeesters welke mogelijkheden er VRG breed en voor de brandweerzorg zijn om deze vorm te geven, aan welke knoppen zij kunnen draaien en welke effecten dit heeft (organisatorisch, financieel en op de kwaliteit van de brandweerzorg). De projectgroep levert een schets van de scenario’s voor de brandweerzorg in 2030 (fase 3) als input voor deze groep.

Stuurgroep
De stuurgroep is verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak binnen het bestuur en de gemeenten. Hiermee geven ze richting aan, wat de projectgroep kan gebruiken bij het schetsen van de scenario’s. De stuurgroep zit voor afstemmingsmomenten bij elkaar en bestaat uit de volgende personen:

NaamTaak in project
Jaap Kuin (voorzitter)bestuurlijk opdrachtgever, portefeuillehouder brandweerzorg Dagelijks Bestuur
Ard van der Tuuklid algemeen bestuur VRG
Adriaan Hoogendoornlid algemeen bestuur VRG
Wilma Mansvelddirecteur VRG
Roelf Knoopambtelijk opdrachtgever, Regionaal Commandant
Alex Datemavoorzitter OR VRG
Siske Klaassensprojectleider
Sigrid Bosondersteunt projectleider

Samenwerkingsafspraken

BedreigingTegenmaatregel
Landelijke en regionale ontwikkelingen beïnvloeden de stappen die nodig zijn voor de visie/koersZorg dat de scenario’s nog open staan voor verandering, timmer niet alles dicht.
Er is geen draagvlak maar weerstandBetrek en informeer de betrokkenen op gezette tijden. Zorg dat alles uitlegbaar en begrijpelijk is voor de betrokkenen.
Corona-uitbraak zorgt voor vertragingGa zoveel mogelijk (digitaal) door met activiteiten.

Er komt een apart communicatieplan dat nauw aansluit op de planning van het project. De communicatie rondom de visieontwikkeling brandweerzorg heeft twee doelen, namelijk het ontwikkelen van draagvlak en het informeren. We kennen daarbij verschillende doelgroepen, zoals het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur, medewerkers, vrijwilligers, gemeenten en ondernemingsraad. Voor iedere doelgroep komt er een interactief en transparant proces dat recht doet aan ieders betrokkenheid. Op specifieke momenten volgt uitleg en voorlichting aan de verschillende doelgroepen met onder andere moderne communicatiemiddelen. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: brondocument (storytelling), infographics, filmpjes, folders en bijeenkomsten.